TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN QUỐC TẾ

I.      Tổ chức bộ máy

1.     Lãnh đạo Trung tâm gồm: Giám đốc và Phó Giám đốc

2.    Các tổ chức cấp phòng gồm:

• Phòng Thư viện.
• Phòng Thông tin.
• Phòng Hành chính – Tổng hợp.

II.     Chức năng, nhiệm vụ của các phòng

1.     Phòng Thư viện

• Tham mưu, giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch và phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện nhận, bổ sung, trao đổi vốn tài liệu, các cơ sở dữ liệu theo quy định.
• Thực hiện xử lý nội dung và hình thức tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu và nhập biểu ghi cơ sở dữ liệu, tổ chức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện.
• Tổ chức quản lý, bảo quản, lưu trữ, sắp xếp, kiểm kê, tu sửa, phục chế các tài liệu hư hỏng, rách nát theo đúng quy định.
• Hướng dẫn, phục vụ bạn đọc tra cứu, khai thác, tìm kiếm các thông tin trong thư viện.
• Tổ chức thực hiện dịch vụ thư viện theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác thư viện,
• Quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của phòng theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm và của Trung tâm.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

2.     Phòng Thông tin

• Nghiên cứu xây dựng, đề xuất chiến lược đẩy mạnh công nghệ thông tin, phương thức tra cứu tài liệu số, xử lý thông tin và xây dựng hệ thống tra cứu hiệu quả, đáp ứng yêu cầu thời đại công nghệ 4.0.
• Thực hiện việc số hóa tài liệu và xuất bản các tài liệu điện tử, ấn phẩm thông tin.
• Trên cơ sở dữ liệu đã có thiết lập hệ thống tìm kiếm thông tin tự động hóa, xử lý và biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc, thông tin chuyên đề, các loại thư mục.
• Xây dựng và quản trị Website của Trung tâm; cập nhật thông tin thư viện, tài liệu mới vào Website, chia sẻ dữ liệu tài nguyên số.
• Kết nối hệ thống mạng nội bộ trong các đơn vị thuộc khối nghiên cứu để chia sẻ nguồn lực thông tin, đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của công chức, viên chức và người lao động trong quá trình học tập và nghiên cứu.
• Quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của phòng theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm và của Trung tâm.
• Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác thông tin.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

3.     Phòng Hành chính – Tổng hợp

a)    Công tác Tổ chức – Cán bộ

• Tham mưu, giúp Giám đốc ban hành các văn bản về công tác tổ chức – cán bộ; quy hoạch, kế hoạch, chiến lược phát triển đội ngũ viên chức, người lao động; phương án sắp xếp tổ chức bộ máy của Trung tâm và tổ chức thực hiện công tác kiểm tra, giám sát theo quy định.
• Tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các quy trình về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng, chế độ - chính sách của viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm.
• Tổ chức, quản lý và thực hiện các thủ tục cử viên chức, người lao động đi học, đi công tác, đi nghiên cứu thực tế trong nước và quốc tế theo phân cấp quản lý.
• Theo dõi, quản lý, cập nhật hồ sơ viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm.
• Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng, nhân sự của Trung tâm.
• Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; thường trực công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Trung tâm.

b)     Công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ

• Tham mưu, giúp Giám đốc trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động; theo dõi đôn đốc thường xuyên thực hiện Quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch làm việc của Trung tâm.
• Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho viên chức và người lao động của Trung tâm.
• Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ hồ sơ; tiếp nhận, đăng ký, giải quyết xử lý văn bản tài liệu đi, đến trình Giám đốc xem xét, phê duyệt, ký ban hành.
• Phụ trách công tác lễ tân, tạp vụ, khánh tiết, âm thanh, ánh sang trong hội trường, phòng họp; phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo của Trung tâm.
• Thực hiện quản lý đất đai, trụ sở làm việc, công tác sửa chữa, đầu tư xây dựng cơ bản. Mua, cung cấp, sửa chữa, cải tạo, thanh lý, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc. Phối hợp với các phòng chức năng liên quan quản lý, sử dụng đúng quy định, có hiệu quả đối với loại tài sản, thiết bị văn phòng tại Trung tâm.
• Thực hiện các thủ tục, công tác hành chính khác theo quy định.

c)     Công tác Tài chính - Kế toán

• Thực hiện công tác kế toán theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
• Tổ chức hướng dẫn các bộ phận, phòng chuyên môn xây dựng thực hiện kế hoạch công tác về tài chính, ngân sách hàng năm và các kế hoạch điều chỉnh bổ sung khác.
• Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành dự toán, thu chi, tình hình thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước theo quy định.
• Lập báo cáo tài chính, xây dựng dự toán ngân sách hàng năm và tổ chức quyết toán ngân sách hàng năm.
• Hướng dẫn thực hiện đúng chế độ đăng ký, sử dụng, kiểm kê, thanh lý, quyết toán tài chính, báo cáo sử dụng tài sản, tài chính của các đề tài, dự án theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm.
• Quản lý ngân quỹ của Trung tâm.
• Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc phương án quản lý, sử dụng, phân phối các nguồn thu, chi, đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng, hiệu quả theo đúng quy định của pháp luật và quy chế chỉ tiêu nội bộ của Trung tâm.
• Thực hiện đầy đủ, kịp thời các loại báo cáo, thống kê đối với cơ quan tài chính cấp trên. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán đúng quy định của pháp luật.

d)     Công tác khác

• Quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của phòng theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm và của Trung tâm.
• Thực hiện báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất và báo cáo sơ kết, tổng kết của phòng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.